Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan standar mutu dan profesionalisme, sertifikasi ISO menjadi langkah penting yang tak bisa diabaikan. Namun sebelum memulai prosesnya, memahami apa saja syarat pembuatan ISO adalah hal krusial agar proses sertifikasi berjalan lancar dan efisien. Artikel ini akan mengulas secara lengkap dokumen-dokumen dan data penting yang wajib disiapkan sebelum mengajukan sertifikasi ISO, serta bagaimana cara memenuhinya dengan mudah.
The International Organization for Standarization (ISO)
ISO atau International Organization for Standardization adalah badan internasional yang mengembangkan standar-standar global untuk menjamin kualitas, keamanan, dan efisiensi berbagai sektor, termasuk industri, jasa, dan pemerintahan. Sertifikasi ISO menandakan bahwa suatu organisasi telah menerapkan sistem manajemen sesuai standar internasional. Bagi perusahaan, hal ini bukan hanya meningkatkan reputasi, tetapi juga menjadi syarat mengikuti tender, kerja sama dengan instansi besar, hingga perluasan pasar global.
Jenis ISO
Setiap jenis ISO memiliki fokus dan manfaat berbeda. Mengetahui jenis ISO yang tepat akan membantu perusahaan memilih sertifikasi yang sesuai dengan kebutuhan dan bidang usahanya. Berikut jenis-jenis ISO :
- ISO 9001 : 2015 (Manajemen mutu)
- ISO 14001 : 2015 (Sistem manajemen lingkungan)
- ISO 45001 : 2018 (Sistem manajemen aspek K3)
- ISO 22000 : 2018 (Manajemen keamanan pangan)
- ISO 27001 : 2013 (Manajemen keamanan informasi)
- ISO 37001 : 2016 (Sistem manajemen anti suap)
- ISO 13485 : 2018 (Manajemen mutu perangkat medis)
Syarat Pembuatan ISO
Sebelum menjalani proses audit eksternal dari badan sertifikasi, perusahaan wajib melengkapi sejumlah dokumen dan data pendukung. Berikut syarat utama yang harus dipenuhi untuk mendapatkan sertifikat ISO :
Dokumen Legalitas Perusahaan
- Nomor Induk Berusaha (NIB)
- Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
- Izin usaha atau SIUP/OSS yang sesuai
- Akta pendirian dan perubahan terakhir perusahaan
Struktur Organisasi
Dokumen yang menunjukkan struktur organisasi perusahaan secara jelas, termasuk jabatan dan fungsi tiap divisi.
- Data SDM dan Kegiatan
- Jumlah karyawan dan pembagian tugas
- Contoh kegiatan operasional harian, mulai dari SOP, form kerja, laporan inspeksi internal, hingga dokumentasi hasil kerja
Kebijakan dan Sasaran Mutu
Untuk ISO 9001, wajib menyusun dokumen Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu sebagai pedoman kerja seluruh tim
Secara umum berikut syarat pembuatan ISO :
- Scan E-KTP Direktur
- Scan NPWP Perusahaan
- Scan SIUP, TDP / NIB
- Scan Akta Pendirian & Perubahan
- Scan Struktur Organisasi Perusahaan
- Scan Kop Surat Perusahaan
Syarat Khusus Berdasarkan Jenis ISO
Beberapa standar ISO memiliki persyaratan tambahan sesuai ruang lingkupnya:
- ISO 9001 (Manajemen Mutu), dokumen proses bisnis utama, alur kerja, serta bukti evaluasi internal sangat diperlukan.
- ISO 14001 (Manajemen Lingkungan, perlu data terkait dampak lingkungan, pengelolaan limbah, dan kebijakan lingkungan perusahaan.
- ISO 45001 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja), harus disiapkan analisa risiko kerja, data kecelakaan kerja (jika ada), serta program pengendaliannya.
- ISO 37001 (Sistem Manajemen Anti Penyuapan), wajib memiliki dokumen kebijakan antisuap, mekanisme pelaporan gratifikasi, dan komitmen anti korupsi.
Tips Memenuhi Syarat ISO dengan Efisien
Banyak perusahaan kesulitan dalam menyiapkan syarat karena belum terbiasa dengan dokumentasi formal dan sistem manajemen. Untuk itu, menggunakan jasa konsultan ISO dapat menjadi solusi tepat. Konsultan akan membantu menyusun seluruh dokumen yang diperlukan, melatih tim internal, hingga mendampingi dalam audit. Selain itu, penting juga bagi perusahaan untuk mulai menyusun dokumentasi sejak awal, terutama SOP dan evaluasi kerja, karena ini menjadi aspek utama dalam audit ISO.
Jika Anda ingin proses pembuatan ISO berjalan cepat, tepat, dan terdokumentasi rapi, Sulthanq hadir sebagai solusi terpercaya untuk Anda. Kami adalah konsultan berpengalaman dalam jasa pemrosesan sertifikasi ISO — mulai dari ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, hingga ISO 37001 — dengan pendampingan lengkap dari awal hingga sertifikat terbit. Tim kami akan memastikan seluruh persyaratan Anda terpenuhi tanpa ribet dan dengan pendekatan yang profesional.
Menyiapkan syarat pembuatan ISO memang membutuhkan perhatian khusus, tetapi hal ini akan sangat berdampak positif pada kinerja dan reputasi perusahaan dalam jangka panjang. Semakin lengkap dan rapi dokumen yang dimiliki, semakin cepat proses sertifikasi ISO dapat diselesaikan. Konsultasi gratis sekarang!!
FAQ
Apa saja syarat dasar yang harus dipenuhi untuk memulai sertifikasi ISO?
Syarat dasar untuk memulai sertifikasi ISO meliputi:
1. Perusahaan sudah berjalan dan memiliki legalitas (NIB, SIUP, TDP, dan/atau akta pendirian),
2. Struktur organisasi yang jelas,
3. Kebijakan mutu atau sistem manajemen (tergantung jenis ISO),
4. Proses kerja terdokumentasi (SOP/IK), dan
5. Komitmen manajemen puncak untuk menerapkan standar ISO.
Proses ini juga umumnya didampingi oleh konsultan untuk mempermudah persiapan dokumen dan audit.
Apakah perusahaan kecil atau UMKM bisa membuat sertifikasi ISO?
Ya, perusahaan kecil atau UMKM bisa mendapatkan sertifikasi ISO. Standar ISO tidak membatasi berdasarkan skala usaha, melainkan fokus pada komitmen terhadap sistem manajemen mutu, lingkungan, atau keselamatan sesuai ISO yang diajukan. Bahkan, ISO bisa menjadi nilai tambah dalam menghadapi persaingan dan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap UMKM.
Berapa lama proses pembuatan ISO sampai sertifikat diterbitkan?
Proses sertifikasi ISO biasanya memakan waktu antara beberapa minggu sampai beberapa bulan ( 7 hari – 3 bulan) tergantung kesiapan perusahaan, jenis ISO yang diajukan, dan kelengkapan dokumen.
Proses ini mencakup tahapan konsultasi, implementasi, audit internal, hingga audit eksternal oleh badan sertifikasi yang terakreditasi.
